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Erste Hilfe: Tipps für den sicheren Umgang mit offenen Rechnungen

Wir hoffen sehr, dass Du selten oder nie in die Situation kommst, dass ein Kunde in Zahlungsverzug kommt und Du auf der offenen Rechnung sitzen bleibst. Mit den folgenden Tipps und Hinweisen ersparst Du Dir garantiert viel Ärger und Geld.

Rufe den Kunden an

Nicht immer muss es in einer Eskalation enden sobald Dein Kunde in Zahlungsverzug kommt. Ggf. hat Dein Kunde nur tatsächlich die offene Rechnung vergessen und ein freundliches Telefonat kann helfen. Aber auch wenn es noch eine Beanstandung gibt oder es zu sonstigen Verzögerungen kam, kannst Du diese Umstände am besten telefonisch klären.

Schicke eine Zahlungserinnerung

Du hast den Kunden auch nach mehrfachen Versuchen nicht erreichen können oder hast ggf. keine Telefonnummer?

Aber auch wenn Du den Kunden erreichen konntest und nach einer Woche immer noch kein Geld auf Deinem Konto ist, empfiehlt es sich, eine Zahlungserinnerung an den Kunden zu versenden.

Achte bei der Aufforderung des Zahlungsverzugs, dass Du eine Frist (bspw. innerhalb von 8 Tagen oder bis zum..) zur Begleichung der Rechnung angibst. Bleibe in Deinem Anschreiben höflich aber bestimmend.

Immer noch nicht bezahlt? Schreibe eine Mahnung

Auch nach Anrufen und freundlichen Erinnerungen hat Dein Kunde immer noch nicht bezahlt? Jetzt wird es langsam ärgerlich und Du solltest nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, diesen Weg zu gehen.

Üblicherweise werden drei Mahnungen versandt, bevor bspw. rechtliche Schritte eingeleitet werden oder Du ein Inkassounternehmen beauftragst (dies ist auch von der Höhe der Mahnung abhängig).

Achte weiterhin darauf, dass Du sauber dokumentierst und ggf. auch Mahnkosten weitergibst. Weise auf die Dringlichkeit und Konsequenzen hin. Bleibe dabei aber immer sachlich.

Tipp: Mit Rechnungsprogrammen wie SevDesk siehst Du übersichtlich, welche Kunden Ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben und kannst somit schnell entsprechende Maßnahmen bei einem Zahlungsverzug einleiten.i 

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Ab wann der Kunde im Zahlungsverzug ist, ist ganz klar im §286 BGB geregelt:

  • Du bereits eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschickt hast
  • 30 Tage nach Zulassung der Rechnungsstellung. Sofern es sich um einen Privatkunden handelt, musstest Du ihn vorab auf der Rechnung darüber informiert haben
  • Der Schuldner die Leistung (Begleichung der Rechnung) endgültig verweigert
  • Aus besonderen Gründen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Dein Kunde reagiert auch auf Mahnungen nicht und Du willst kein Inkassobüro beauftragen oder Deine Forderung verkaufen? Dann kannst Du wie folgt vorgehen:

  • Lade dir auf der offiziellen Seite der deutschen Mahngerichte unter  www.online-mahnantrag.de die Vorlage herunter, fülle diese aus und sende diese an das für Dich zuständige Mahngericht.
  • Im Anschluss und nach Prüfung Deines Antrages, sendet das Gericht einen Mahnbescheid an Deinen Kunden.
  • Deine Kunde wird in der Regel nun sicherlich die offene Rechnung begleichen. Sollte Widerspruch eingelegt werden, kommt es zu einer Klage und im Anschluss entsprechend zu einer Gerichtsverhandlung.

Die Kosten für den Mahnbescheid musst du erst einmal selbst tragen. Der Betrag richtet sich nach der jeweiligen Rechnungssumme. Allerdings sind die Gebühren relativ niedrig und meist im zwei- oder höchstens dreistelligen Bereich.

Ein Gerichtsverfahren ist mit deutlich höheren Kosten verbunden. Sofern Du dieses Risiko versichern möchtest, kannst Du dieses mit einer Firmen-Rechtschutzversicherung tun.

Was ist wenn der Kunde kein Geld hat, die offene Rechnung zu begleichen?

Du bist mit dem Kunden im Austausch und erfährst, dass bspw. die Corona Krise zu einem Umsatzeinbruch und somit zu einem Zahlungsverzug geführt hat. Das war so nicht geplant und für beide ist die Situation nicht leicht. Du willst einen langjährigen Kunden nicht verlieren oder erwartest Folgeaufträge?

Biete einen befristeten Zahlungsaufschub oder ggf. besser noch, eine Ratenzahlung an. Somit bekommst Du zumindest direkt einen Teil Deiner Rechnung beglichen.

Kompensationsgeschäft möglich?

Bietet Dein Kunde Waren oder Dienstleistungen an, die Du für Dein Unternehmen gebrauchen kannst? Dann schlage vor, dass Ihr die Bezahlung in Form einer Kompensation (Gegenzahlung) verrechnet.

Einschalten eines Inkasso-Unternehmens

Du weißt Dir nicht mehr weiter zu helfen und willst statt eines gerichtlichen Mahnverfahrens ein Inkasso-Unternehmen beauftragen? Du gibst Deine Forderung somit ab und der Dienstleister wird den Schuldner über die Übergabe des Inkasso schriftlich in Kenntnis setzen und entsprechend weitere Schritte veranlassen. Das ist dann aber nicht mehr Deine Angelegenheit.

Aber Achtung, nicht für jede Summe wirst Du in der Regel ein Inkasso-Unternehmen finden, die den Auftrag annehmen und durchführen wird.

Factoring der offenen Rechnung

Mit einem Anbieter wie Rechnung.de by aifinyo kannst Du lange Zahlungsziele überbrücken. Statt auf die Begleichung zu warten, kannst Du die offene Forderung gegen eine Gebühr abgeben und ersparst Dir somit viel Stress und Ärger.

Dies ist bei langen Zahlungszielen ggf. sogar die einfachste Methode.

Je nachdem welche Schritte Du gehen wirst, wir wünschen Dir viel Erfolg bei der Umsetzung!